Cahier des charges d'organisation

 

Pièce annexe N° 3

CAHIER DES CHARGES D’ORGANISATION

de la finale : …………………………………………………………………………………Année : …………

Il est établi par la C.N.E.A.C. dans le but essentiel d'aider le comité d’organisation à mettre sur pied dans les meilleures conditions cette manifestation.

La Société Canine Régionale qui demande ou accepte l'organisation d’une finale nationale se doit de donner au comité d’organisation ad hoc les moyens de réussir pleinement la manifestation.

1 – Lieu de la finale :

Celle-ci devra se dérouler dans un cadre agréable permettant un accès facile pour les concurrents et le public. Le comité d’organisation veillera à avoir le matériel et le personnel nécessaire conformément aux prescriptions du présent cahier des charges et de la convention d’objectif qu’il a signé.

Il veillera particulièrement à respecter les points suivants :

· Dimensions des terrains, nature du sol herbeux ou revêtement non glissant si le concours (celui-ci) se déroule en salle,

. Présence de tribunes pour les concurrents et le public souhaitable. Celles-ci pourront être un critère de choix pour les sites qui seront proposés à la C.N.E.A.C.

· Accès gratuit pour les concurrents et les accompagnateurs,

· Parkings permettant le stationnement de 500 véhicules et d’environ 100 camping-cars en respectant les consignes de sécurité.

· Réalisation d’un fléchage directionnel facilitant l'accès à la manifestation,

· Prévision d'ombre et de points d'eau fraîche pour les chiens,

· Respect des directives des Services Vétérinaires pour le déroulement de la manifestation,

· Présence d’un poste de secours (Pompiers ou secouristes),

· Présence d’un Service Vétérinaire pendant le déroulement de la manifestation,

· Respect de la propreté du site pendant la manifestation avec présence de poubelles en nombre suffisant et distribution de ramasses crottes aux concurrents.

· Présence sur le site de sanitaires conformément à la réglementation et en nombre suffisant.

· Mise en place d'un podium stable UNIQUEMENT aux couleurs de la S.C.C. pour la remise des prix.

. Le sigle de la S.C.C. et le nom en toutes lettres de : Société Centrale Canine, le sigle de la Société Canine Régionale, doivent apparaître prioritairement et occuper une place prépondérante sur tout document, visuels, podiums, bordures de terrains, fléchages, dossards ou brassards, tee-shirt et sur tous les supports d’annonce ou de clôture de la manifestation.

2 – Structures d'organisation de la finale :

A – Jury

Le choix du jury est effectué par la C.N.E.A.C. qui le communiquera au comité d’organisation. Le nombre de juges sera défini en fonction du nombre de participants et d'épreuves à la finale Nationale.

B – Participants

Ils sont sélectionnés lors des sélectifs du Grand prix de France de la Société Centrale Canine. Les sélectionnés remplissant les conditions de participation, doivent s'acquitter d'un droit d'engagement défini par la C.N.E.A.C., le chèque sera établi au nom de la finale.

Le chèque et l’acceptation de sélection seront adressés par le Coordinateur Technique Régional au responsable du secrétariat informatique de la finale : Pascal HELLENBRAND, 33, rue François Bertoux, 95100 ARGENTEUIL.

Le dossier complet doit parvenir à Pascal HELLENBRAND dans les 8 jours qui suivent le sélectif.

Le jour du sélectif les sélectionnés qui remplissent les conditions de participation signent la feuille d’acceptation à la finale. Aucune modification de la liste des sélectionnés établie sous la responsabilité du Juge et du C.T.R. avec possibilités de modification de la C.N.E.A.C. ne pourra être prise en compte ultérieurement, qu’elles qu’en soient les raisons.

Le comité d’organisation de la Finale fera parvenir aux C.T.R. et au responsable du site de la CNEAC un mois avant le début des sélectifs le plan d'accès à la finale, la liste des hôtels et terrains de camping. Il précisera l'heure de la remise des dossards et toutes indications utiles, afin d'informer les sélectionnés.

C – Rings de jugement

Ceux-ci, au nombre de 2, aux dimensions de 30m X 40m devront se trouver sur un terrain plat, avec entrée et sortie distinctes. Ils devront êtres clôturés avec des barrières de sécurité ou des banderoles aux marques de la Société Centrale Canine. Il sera aménagé, en entrée, un sas d'attente pour les concurrents et 1 sas de sortie. Pour la mise en place des SAS contacter le responsable « Grands Evénements de la CNEAC » : Roger FOURNIER 04 76 22 28 81 – boite électronique : roger@fournier.homedns.org

Il peut être installé dans un emplacement ne gênant pas le déroulement de la manifestation un ring supplémentaire de petite dimension. Sur cet emplacement seront disposés des obstacles permettant l’échauffement des chiens, les obstacles ne pourront êtres déplacés et resteront aux emplacements définis par le comité d’organisation sous peine de disqualification.

D – Parcours d'Agility

• Les 2 parcours seront mis à disposition de l’organisation par la C.N.E.A.C.

Chaque parcours comprendra au minimum :

· 10 haies à barres,

· 1 haie balai,

· 1 pneu,

· 1 mur ou viaduc,

· 1 passerelle,

· 1 palissade,

· 1 balançoire,

· 1 slalom,

· 1 saut en longueur (avec piquets de limite),

· 2 tunnels rigides,

· 1 tunnel souple,

· ATTENTION : 1 table de 90cm X 90cm pour la Catégorie A, (équipée d’un système de décomptage électronique)

· ATTENTION : 1 table de 90cm X 90cm pour les Catégories B-C-D, (équipée d’un système de décomptage électronique)

· 4 piquets pour départ et arrivée (Hauteur : 1,20 m),

· 1 panneau de départ,

· 1 panneau d'arrivée,

· 1 jeu de numéros de 1 à 20.

E – Personnel

a – Terrain : Le personnel nécessaire pour chaque ring sera composé au minimum de :

· 1 chef de terrain,

· 1 commissaire aux concurrents,

· 4 personnes aux obstacles,

· 1 secrétaire au juge, qui utilisera des feuilles individuelles de terrain.

· 1 commissaire liaison secrétariat,

. 1 personne pour aider au chronométrage électronique.

· 1 chronométreur manuel.

b – Secrétariat et Site Internet

Assuré par l’équipe « Grands Evénements de la CNEAC ». Le comité d’organisation met à la disposition un local équipé de prises de courant, de tables et chaises, à proximité immédiate des terrains. Pour tous renseignements prendre contact avec : Pascal HELLENBRAND.

L'affichage des résultats sera effectué après chaque épreuve pour permettre aux concurrents la vérification de l’épreuve. Il en sera de même pour les résultats cumulés de la finale.

C – Sonorisation

Chaque terrain devra être équipé d'une sonorisation performante permettant d'effectuer l'animation pendant les épreuves et la remise des prix.

L'ensemble sonorisation devra comprendre, au minimum, 2 micro-fixe et 3 micros HF indépendants.

L’hymne National sera jouée pour l’ouverture et la remise des prix.

D – Chronométrage

Le chronométrage, sur chaque terrain, s'effectuera par système électronique mis en place par « l’Equipe Grand Evénements de la CNEAC ». Le comité d’organisation mettra à disposition sur chaque terrain une personne pour aider l’équipe CNEAC.

Un chronométrage manuel de doublure doit être prévu sur chaque terrain en cas de défaillance du matériel électronique.

L’équipe CNEAC de chronométrage fournira au comité d’organisation 1 mois avant l’ouverture de la manifestation un plan et les besoins en alimentation électrique et matériel, tables, chaises, etc….

E – Dossards

Chaque concurrent devra posséder un dossard avec affichage du numéro de face et de dos de manière à faciliter le travail du secrétaire et du chronométrage. (Dossards n° 1 à 700).

Un bon à tirer du dossard sera présenté au délégué C.N.E.A.C. du comité d’organisation, pour acceptation.

Dans l’impossibilité de dossards prévoir des brassards ou tout autre moyen permettant l’identification aisée et immédiate du concurrent.

F – Récompenses

La dotation en récompenses se fera sous la responsabilité du responsable des juges : Serge RAFIN, Elle récompensera les 3 premiers de chaque catégorie.

Un cadeau souvenir sera prévu pour chaque participant.

G – Annonce de la finale :

Celle-ci sera réalisée par le comité d’organisation: Presse locale, régionale, spécialisée, par affichage, par la radio et la télévision.

Site Internet : www.cnea.net par la C.N.E.A.C. à partir des informations fournies par le comité d’organisation.

H – Organisation de la finale :

H1 – La Commission Nationale d'Education et d'Activités Cynophiles (Agility)

• Effectue le choix du jury.

• Nomme les membres de la C.N.E.A.C affectés au comité d’organisation.

• Analyse et valide le budget prévisionnel et le programme présenté par le comité d’organisation 6 mois avant la manifestation.

• Elle fixe avec le partenaire principal son volume de participation et la surface visuelle qu’il occupera sur la manifestation.

• Le délégué C.N.E.A.C. du comité d’organisation contrôle le respect du cahier des charges et de la convention d’objectif.

• Souscrira une extension auprès de son assurance, pour couvrir les risques de la manifestation.

H2 – Le comité d’organisation :

• Effectue la recherche des partenaires locaux dans le respect des accords pris avec le partenaire principal. Il peut démarcher : les artisans du terroir, les industriels et tout commerce qui apporterait par sa présence une animation et une aura supplémentaire à la manifestation.

• Réalise le catalogue de la manifestation. Il peut vendre les espaces publicitaires du catalogue... Le bon à tirer du catalogue avant toute impression sera soumis à la C.N.E.A.C. Le catalogue devra comporter le mot du Président de la S.C.C., du Président de la Société Canine Régionale accueillante, du Président de la C.N.E.A.C., Les renseignements concernant le site de la C.N.E.A.C., le site de la C.U.N. et de la S.C.C seront insérés sur le catalogue. La liste des participants classés par Catégorie et classe avec indication du nom du chien, de son affixe, du nom du conducteur, de son club et de sa régionale d'appartenance. La liste des concurrents lui sera fournie par : Pascal HELLENBRAND.

• Expédiera les invitations auprès des Officiels : Le Président de la S.C.C. et des notables régionaux.

• S'engage, en cas d'indisponibilité du site initial, à trouver un autre site à proximité et à la même date,

• S'engage à faire figurer sur tout document, affiches, invitations, et tout matériel et visuels de communication, banderoles, T-shirt, etc…le nom de la finale. Le sigle de la S.C.C. et la mention en toutes lettres de Société Centrale Canine devront occuper une place prioritaire et prépondérante en entrée de site, sur et autour du ou des terrains, y compris pour les podiums qui ne comporteront que le sigle de la S.C.C. et sur tout matériel visuel ou d’impression. Présenter à la C.N.E.A.C. un bon à tirer.

• S’engage à prévoir une décoration par l’apport et la disposition de fleurs, plantes, et tout matériel de décoration.

I – Budget de fonctionnement :

Le comité d’organisation ouvrira un compte bancaire sur place. Toutes les opérations d’encaissements et de paiement seront faite sur ce compte. Il sera clôturé à la fin de la manifestation.

Un budget prévisionnel sera présenté pour validation à la C.N.E.A.C. 6 mois avant la manifestation. Joindre le R.I.B. du compte bancaire de la manifestation. A faire parvenir à : Jean-Claude METANS, Les Couestes, 83390 CUERS, boite électronique : jc.metans@wanadoo.fr

Le budget définitif de clôture pour répartition des soldes sera présenté à la C.N.E.A.C. au plus tard un mois après la fin de la manifestation.

La C.N.E.A.C. attribuera une subvention de 1500 € qui sera versée sur le compte bancaire de la manifestation.

Les excédants issus du compte de clôture seront partagés à 50/50 entre la Société canine régionale accueillante et la SCC..

6 - Les litiges : Ils seront réglés par le Président C.N.E.A.C. et le délégué désigné par elle.

« Lu et approuvé, le ……………………………………………… à ………………………………….……………………………»

La C.N.E.A. : nom et signature Le Président du comité d’organisation: nom et signature