Convention d'objectif

 

Pièce Annexe N° 2

Convention d’objectif du :……………………………………………….. Année : ……….

Organisé en partenariat avec une Société Canine Régionale candidate.

Cette convention est établie pour en fixer les règles. entre la C.N.E.A. responsable administratif de la S.C.C. et la Société Canine Régionale : …………………………………………………………… Responsable technique de la finale, qui confie l’organisation au comité d’organisation, constitué par :

Le comité d’organisation constitué par :

° Un président issu de la régionale qui accueille.

° Un responsable finances. (C.N.E.A.C.)

° Un responsable finances régional habilité à signer les chèques.

° Un responsable des ressources humaines.

° Un responsable des ressources techniques.

° Un responsable de la coordination générale.

° Un délégué C.N.E.A.C. (il est désigné par la C.N.E.A.C)

° Un responsable communication, image, sonorisation, commentaires et annonces.

° Un responsable accueil concurrents, officiels, presse, partenaire, public.

° Un responsable hygiène et sécurité.

° Un responsable restauration, buvettes.

° Un responsable administratif du concours.

° Un responsable juges et remise des prix. (Responsable GT Juges de la C.N.E.A.C)

• Recherche les infrastructures sol ou hall, parking ombragé, sanitaires, indispensables à l’organisation de la finale.

• Met en place les ressources humaines et créé le comité d’organisation de la finale (personnel affectés aux différents postes nécessaires à son bon déroulement).

• Mets à disposition les ressources techniques pour un parfait déroulement de la manifestation, (barrières de police, tribunes, podiums, décorations, fleurs, arbustes, banderoles, sonorisation, sanitaires…etc.…)

• Recherche les partenariats locaux dans les domaines administratifs et commerciaux : conseil général, conseil régional, mairie, industriels, commerçants, artisans.

• Gère les buvettes, et de la restauration...etc.…

• Prévoit la réservation hôtelière la plus proche de l’événement, pour le staff administratif qui comprend :

  • les membres de la C.N.E.A.C.,

  • les membres du jury (juges désignés par la C.N.E.A.C.),

  • Les responsables de l’équipe « Grands Evénements de la CNEAC » à savoir :

    • Lydie et Pascal HELLANBRAND. Responsables du secrétariat informatique.

    • Sylvianne et Roger FOURNIER. Responsables du chronométrage et du matériel tables électroniques

    • Serge RAFIN. Responsable de la remise des prix.

    • Jean-Pierre TOURRES. Responsable de la Webcam.

    • Suzie FELIX. Responsable de la communication.

    • Jean-Louis MERCHIE. Responsable de la retransmission site.

- Prévoit un bureau d’accueil à proximité immédiate des rings pour l’informatique et le webmaster. (voir le cahier des charges).

Précision :

Le comité d’organisation d’une finale prend en charge les frais de déplacements et d’hébergement :

• Le Président de la C.N.E.A.C.

• Le délégué de la C.N.E.A.C. auprès du Comité d’Organisation.

• Le responsable des Juges : Serge RAFIN.

• Le Groupe de Travail Grands Evénements de la C.N.E.A.C.

La C.N.E.A.C. prend en charge :

• Les indemnités kilométriques de tous les autres membres de la C.N.E.A.C. présents

• Toutes personnes invitées par elle et n’ayant pas une participation active dans l’organisation.

La Société Centrale Canine prend en charge les frais du jury : Hébergements et déplacements.

Le comité d’organisation fera parvenir à Jean-Claude METANS une facture détaillée à l’ordre de la SCC pour le remboursement par la S.C.C. des frais du jury (hébergements et indemnités kilométriques)

Bien entendu le Comité d’Organisation organise l’accueil hôtelier des membres de la C.N.E.A.C. Le règlement des charges hôtelières étant du ressort de la CNEAC.

Le comité d’organisation prend en charge ses membres pour la restauration prise en commun.

La liste des personnes de la C.N.E.A.C. présents à la finale sera communiquée par le secrétaire de cette dernière au Comité d’Organisation dans les meilleurs délais.

Le Compte bancaire :

Le comité d’organisation ouvre un compte bancaire temporaire au nom de la manifestation. Toutes les opérations d’encaissement et de paiement seront faites sur ce compte, avec le responsable finance du comité d’organisation. Ce compte sera clôturé à la fin de la manifestation.

A l’ouverture du compte, la C.N.E.A.C. approvisionnera ce compte à hauteur de 1500 € pour pallier aux premières dépenses.

- Ce compte bancaire prend en charge l’ensemble des frais et des opérations de la manifestation.

Fonctionnement :

Le comité d’organisation signataire de la présente convention d’objectif s’engage à respecter le « Cahier des Charges » signée et joint aux présentes.

Le comité d’organisation présentera à la C.N.E.A.C. 6 mois avant un budget prévisionnel de la manifestation, ainsi qu’un R.I.B. du compte bancaire. Elle adressera le tout à : Jean-Claude METANS.

Le comité d’organisation veillera à faire parvenir à : Serge FELIX, responsable du site de la C.N.E.A.C. tous documents et informations relatifs à l’organisation et au déroulement de la manifestation. (plan du site, liste des hôtels, des campings, des caravanings. Programme journalier et horaires….etc……)

La C.N.E.A.C met à disposition du comité d’organisation :

- Les obstacles d’agility pour deux terrains, nécessaires au bon déroulement de la finale.

- Les chronomètres électroniques.

- Les tapis électroniques pour les tables. (Les tables devront être à la dimension de 90cms X 90cms)

- Le matériel Informatique pour la gestion de la finale avec le logiciel Progagil ainsi que le personnel nécessaire.

- Le webmaster pour la retranscription sur cnea.net

- La webcam pour la retransmission.

Convention d’objectif établi le : ……………………. A : ……………………………………………….

Le Président du comité d’organisation La C.N.E.A.C représentant la S.C.C.

Nom et signature : Nom et signature :